Calidad en traducción: así aplica Okodia los estándares ISO en su día a día

26 Jun Calidad en traducción: así aplica Okodia los estándares ISO en su día a día

En Okodia, la calidad lingüística no es solo un objetivo, sino una metodología de trabajo. Nuestro compromiso se refleja en la obtención de certificaciones como la ISO 17100, ISO 18587 y la ISO 9001, tres estándares clave que garantizan procesos sólidos y resultados fiables. Si buscas un proveedor de traducción con garantías, te explicamos qué implican estas normas y cómo las aplicamos en cada proyecto.

¿Qué son las normas ISO y por qué son importantes?

Las normas ISO son estándares internacionales diseñados para asegurar que empresas y organizaciones cumplen criterios de calidad, seguridad y eficiencia reconocidos a nivel global. Contar con estas certificaciones no solo aporta credibilidad, sino que también demuestra que los procesos están definidos por expertos y orientados a ofrecer resultados consistentes.

Existen normas ISO en múltiples sectores, desde la traducción profesional hasta la seguridad alimentaria o la gestión energética, lo que da una idea de su alcance y relevancia.

¿Cómo se consigue una certificación ISO?

En España, entidades como AENOR o Bureau Veritas son las encargadas de validar el cumplimiento de estos estándares. Obtener una certificación ISO requiere un proceso exigente que se divide en diferentes fases. Sin embargo, antes conviene llevar a cabo una revisión interna para tener claro qué procedimientos se siguen y cuáles hay que retocar para adaptarlos a los requisitos de la norma. Posteriormente, la empresa se somete a una auditoría externa que se compone de dos fases:

• La primera fase consiste los auditores analizan la documentación aportada por la empresa para verificar que los procesos están correctamente definidos y aplicados. Por ejemplo, la empresa puede reunir pruebas de que los documentos se revisan por segundas personas, tal y como exige la normativa ISO 17100, si es esta la que se quiere obtener.
• En la segunda fase los auditores llevan a cabo una evaluación práctica de proyectos reales, donde incluso se puede llegar a entrevistar al equipo.

Una vez obtenida la certificación, las empresas deben someterse a auditorías periódicas, normalmente anuales. Estas auditorías de seguimiento tienen como objetivo garantizar que los estándares se mantienen en el tiempo.

Durante estas revisiones, se analiza si los procesos siguen aplicándose correctamente, si están bien documentados y si se detectan oportunidades de mejora. En caso de encontrar desviaciones, se establecen acciones correctivas que permiten optimizar el sistema.

Este enfoque de mejora continua es uno de los pilares fundamentales de las normas ISO y contribuye a que las empresas evolucionen constantemente.

¿Cuáles son las certificaciones ISO con las que cuenta Okodia?

Actualmente, Okodia cuenta con tres certificaciones:

• ISO 17100:2015 – Servicios de traducción
• ISO 18587:2017 – Posedición de traducción automática
• ISO 9001:2015 – Sistema de gestión de calidad

Además, se puede consultar nuestra política de calidad en el siguiente enlace. Estas certificaciones reflejan nuestro compromiso con la excelencia en cada fase del proceso, desde la primera recepción del documento hasta la entrega final.

ISO 17100: el estándar para servicios de traducción

La ISO 17100 regula los procesos en proyectos de traducción profesional. No evalúa directamente el resultado final, sino la calidad del procedimiento seguido para garantizarlo.

Definición de los profesionales

• Los traductores deben poseer un título universitario en traducción. Una alternativa es un profesional con un título universitario en otro campo y dos años de experiencia profesional en la traducción, o alguien que tenga cinco años de experiencia profesional en el ámbito de la traducción.
• Se tiene que efectuar una revisión obligatoria por un segundo profesional
• Los correctores finales se centran en el estilo y la adecuación al cliente
• Los gestores de proyectos verifican que las directrices se están siguiendo en todo momento. Son los encargados de organizar todo el proceso.

Cómo lo garantizamos en Okodia

Trabajamos con traductores especializados según la temática del texto. Además, cada proyecto cuenta con una gestión personalizada y pasa por varias fases de revisión para asegurar la máxima calidad.

Por otra parte, utilizamos un sistema de gestión especializado en el sector de la traducción que nos permite controlar plazos, asignar recursos de forma eficiente y estado de cada proyecto a simple vista en tiempo real.

El proceso de traducción se divide en varias etapas bien definidas:

1. Preparación del proyecto
2. Traducción
3. Revisión bilingüe
4. Corrección (si procede)
5. Control de calidad
6. Entrega
7. Seguimiento y mejora continua

Desde el inicio, recopilamos toda la información necesaria del cliente, incluyendo preferencias, estilo y terminología. Esto nos permite ofrecer un servicio totalmente adaptado.

Además, documentamos incidencias y aprendizajes para optimizar futuros proyectos y mejorar continuamente.

Cómo lo garantizamos en Okodia

En Okodia, nuestras Sales Managers se encargan de recopilar toda la información relevante desde el primer contacto con el cliente con el objetivo de entender en profundidad sus necesidades, preferencias y expectativas para poder ofrecer un servicio totalmente adaptado.

Por este motivo, cuando un cliente contacta con nosotros, es habitual que le solicitemos completar un formulario detallado. En él se recogen aspectos clave como el estilo deseado, la terminología específica o cualquier indicación particular. Esta información se convierte en la base de trabajo del equipo y se sigue de forma estricta durante todo el proceso.

Una vez finalizada la traducción, las gestoras de proyectos vuelven a comprobar todas estas indicaciones iniciales. De este modo, garantizamos que el resultado final cumple con los requisitos definidos desde el inicio.

Además, fomentamos una comunicación abierta incluso después de la entrega. Estamos disponibles para resolver dudas, recoger sugerencias o realizar ajustes si es necesario.

Por otro lado, cuando durante un proyecto surge alguna dificultad inesperada, la gestora de proyectos responsable documenta el caso y lo comparte con el equipo. Este proceso no solo permite resolver incidencias concretas, sino que también contribuye a la formación interna.

En muchos casos, estas situaciones se transforman en pequeñas guías o «píldoras formativas» que se integran en nuestros recursos internos, facilitando así la mejora continua y la optimización de futuros proyectos.

La ISO 18587: sobre la posedición

La ISO 18587 es una norma de calidad europea enfocada específicamente en los servicios de traducción automática (TA) y, en particular, en su posedición humana posterior. Surge para dar respuesta a aquellas situaciones en las que los clientes necesitan traducciones en plazos muy ajustados o con presupuestos más optimizados, sin renunciar a un nivel de calidad adecuado.

Para entender mejor su alcance, conviene aclarar el concepto de posedición. La posedición consiste en revisar y corregir un texto generado por un motor de traducción automática para garantizar que el resultado final sea correcto, coherente y adecuado al contexto. Existen dos tipos principales: la posedición simple y la posedición completa, y se aplica una u otra en función del tipo de contenido y del nivel de calidad requerido.

La ISO 18587 se centra principalmente en la posedición completa, aunque también hace referencia a la simple. Su objetivo es establecer las mejores prácticas en la gestión de este tipo de proyectos y definir los requisitos mínimos que deben cumplirse para garantizar resultados fiables.

Además, esta norma subraya una idea clave: los sistemas de traducción automática, por sí solos, todavía no alcanzan el nivel de calidad de una traducción humana. Por ello, el papel del poseditor es fundamental, ya que el resultado final depende directamente de su experiencia, criterio y capacidad de intervención.

Definición del perfil del poseditor

La norma establece que los poseditores deben cumplir requisitos similares a los de los traductores definidos en la ISO 17100, pero incorporando competencias específicas en posedición. Entre estas habilidades destacan:

·       Capacidad para identificar errores habituales de la traducción automática

·       Criterio para decidir cuándo basta con corregir y cuándo es necesario reformular completamente el texto

·       Conocimiento de herramientas de traducción asistida y motores de traducción automática

Asimismo, aunque el objetivo final de la posedición sea lograr un texto que no se distinga de una traducción humana, la norma recomienda aprovechar al máximo el contenido generado por la traducción automática siempre que sea posible, optimizando así el proceso sin comprometer la calidad.

Cómo lo garantizamos en Okodia

Todos nuestros poseditores cumplen con los requisitos de la ISO 17100 y de la 18587.

Importancia del análisis previo del texto

Antes de poner en marcha un proyecto de traducción automática con posedición, la norma destaca la necesidad de realizar un análisis previo del contenido. Este paso es clave para determinar si el texto es adecuado para este tipo de proceso, ya que la eficacia de la traducción automática no depende únicamente del motor utilizado, sino también de factores como el tipo de contenido, el estilo, la complejidad lingüística o el formato.

Además, la norma indica que es fundamental proporcionar instrucciones claras que permitan al poseditor identificar con precisión qué partes del texto proceden de la traducción automática y cuáles pueden tener otros orígenes. Esto facilita una revisión más eficiente y coherente.

Cómo lo garantizamos en Okodia

En Okodia, este análisis previo forma parte esencial de nuestro flujo de trabajo. Antes incluso de elaborar el presupuesto, evaluamos el texto para comprobar si es viable aplicar un proceso de traducción automática con posedición.

Además, cuando el proyecto lo permite y siempre de acuerdo con el cliente, adaptamos el contenido original para optimizar su procesamiento por parte del motor de traducción automática. Esta optimización previa no solo contribuye a mejorar la calidad del resultado final, sino que también reduce la carga de trabajo en la fase de posedición, haciendo el proceso más eficiente y ágil.

Evaluación del rendimiento y control de calidad

Una vez finalizado el proyecto, la norma busca que se realice un seguimiento del rendimiento del sistema de traducción automática, en el que los poseditores evalúan aspectos como:

• La fluidez del texto generado
• La precisión del contenido
• El número de correcciones necesarias

Esta información permite optimizar el uso de la tecnología y mejorar continuamente los resultados.

Cómo lo garantizamos en Okodia

Además de entregar el texto terminado, los poseditores tienen que rellenar un cuestionario en el que evalúan lo fiel y natural que era la traducción automática recibida. También cuantifican la cantidad de cambios que han visto necesarios para obtener el mejor resultado.

Requisitos de calidad en la posedición

La ISO 18587 establece los criterios que debe cumplir un texto tras el proceso de posedición para garantizar un resultado de calidad. En este sentido, el poseditor debe asegurarse de que el contenido sea claro, comprensible y fiel al texto original, además de ajustarse a las especificaciones definidas por el cliente. Asimismo, la norma exige prestar especial atención a los siguientes aspectos:

• La coherencia terminológica y léxica, respetando la terminología propia del sector o dominio.
• El uso correcto de la sintaxis, la ortotipografía, los signos diacríticos y las normas ortográficas de la lengua de destino.
• La correcta estructura y formato del documento final.
• La adecuación del texto al público objetivo y a su finalidad comunicativa.
• El cumplimiento de los acuerdos establecidos entre cliente y proveedor, como guías de estilo o terminología específica.

Cómo lo garantizamos en Okodia

En Okodia, cada proyecto de posedición comienza con el envío de un briefing detallado al poseditor, en el que se recogen todas las indicaciones relevantes del cliente. Esto permite al profesional trabajar con una base clara desde el inicio.

Además, las gestoras de proyectos realizan un seguimiento exhaustivo del trabajo a lo largo de todo el proceso, revisando el contenido para asegurar que se cumplen tanto los requisitos de la norma como las directrices específicas del cliente.

Nuestro equipo está formado por profesionales con formación en traducción o disciplinas afines, y con amplia experiencia en el sector. Como paso final, se lleva a cabo una última revisión para verificar que el texto poseditado cumple con los estándares de calidad exigidos antes de su entrega.

La ISO 9001: el estándar de referencia en la gestión de calidad

La ISO 9001 es una norma de carácter más general en comparación con otras normas específicas del sector, pero al mismo tiempo es considerada el principal referente internacional en sistemas de gestión de calidad. Su objetivo es establecer cómo debe estructurarse y funcionar un sistema de gestión eficaz dentro de una organización.

Esta norma se fundamenta en principios clave como la orientación al cliente, la mejora continua, la gestión basada en procesos y la toma de decisiones apoyada en datos objetivos.

Para cumplir con esta norma, las organizaciones deben asegurar una serie de elementos esenciales dentro de su sistema de gestión de calidad:

• Disponer de un sistema de gestión documentado en el que se definan claramente las actividades de la empresa, la forma en que se realizan y las responsabilidades de cada proceso
• Identificar los procesos clave de la organización, así como los riesgos y oportunidades
• Anticiparse a posibles problemas mediante la detección temprana y la planificación de acciones preventivas
• Contar con una infraestructura adecuada para garantizar la calidad del servicio, así como con personal cualificado y debidamente formado
• Realizar auditorías internas de forma periódica y medir la satisfacción de los clientes
• Implementar acciones correctivas ante errores detectados y fomentar la optimización constante de los procesos para impulsar la mejora continua

Este enfoque integral permite que la ISO 9001 no solo asegure la calidad en un momento puntual, sino que establezca una cultura organizativa basada en la mejora continua y la eficiencia sostenida en el tiempo.

Cómo lo garantizamos en Okodia

Okodia cuenta con un CRM privado donde se centraliza toda la información operativa necesaria para la gestión de proyectos de traducción. En este sistema se documentan los procedimientos a seguir en función del tipo de encargo, las responsabilidades asignadas a cada puesto y las preferencias específicas de los clientes habituales. Además, toda la información relacionada con terceros se gestiona mediante nombres en clave, lo que garantiza la confidencialidad y la protección de datos en todo momento.

Junto a los contenidos de carácter más normativo, el CRM también incorpora materiales de apoyo práctico, como guías con trucos para optimizar el uso de herramientas de trabajo, explicaciones sobre posibles dificultades habituales y recomendaciones para resolverlas de forma eficaz. Asimismo, incluye resúmenes de formaciones internas ya realizadas, así como contenidos formativos adicionales redactados por el propio equipo.

No obstante, su utilidad va mucho más allá de la documentación informativa. El sistema también integra secciones específicas como la gestión de incidencias, donde cada gestora de proyectos detalla lo sucedido en caso de desviaciones o problemas durante el proceso. En estos casos, se proponen acciones preventivas y correctivas que, una vez revisadas y aprobadas por las coordinadoras responsables, se comparten con el resto del equipo para su aplicación y seguimiento.

Preguntas frecuentes sobre normas ISO

¿Qué son las normas ISO?

Según la ISO [International Organization for Standarization], son «el resultado de un acuerdo internacional entre expertos» que establecen requisitos para garantizar la calidad de productos y servicios.

¿Cuál es la diferencia entre ISO y UNE?

Las normas ISO tienen alcance internacional, mientras que las normas UNE son su adaptación al ámbito español.

¿Para qué sirve la ISO 17100?

Define los procesos que deben seguir las agencias de traducción para garantizar un servicio de calidad.

¿Para qué sirve la ISO 18587?

Regula la calidad en proyectos que combinan traducción automática y posedición humana.

¿Para qué sirve la ISO 9001?

Establece un sistema de gestión de calidad orientado a la mejora continua y la satisfacción del cliente.